Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist:
eMediax UG (haftungsbeschränkt)
Zeystraße 8
55120 Mainz
Vertreten durch den Geschäftsführer Sergio Oliveira
Telefon: 06131 / 21 36 051
E-Mail: infoemediaxde
Registergericht: Amtsgericht Mainz, HRB 47981
2. Erhobene Daten
Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten:
- Stammdaten (Vorname, Nachname, E-Mail, Anrede)
- Shop-/Unternehmensdaten (Firmenname, Adresse, USt-IdNr.)
- Login- und Sitzungsdaten (IP-Adresse, Browser-/Gerätekennung, Anmelde- und Abmeldezeitpunkt, Zeitpunkt der letzten Aktivität)
- Vertrags- und Abrechnungsdaten (gebuchte Lizenz und Zusatzleistungen, Rechnungen, Zahlungsstatus)
- Signatur- und E-Mail-Einstellungen (optional), darunter Profilbild, Unterschriftsbild sowie die Zugangsdaten zum eigenen Mailserver (SMTP/IMAP); Passwörter werden ausschließlich verschlüsselt gespeichert
- Einwilligungs- und Zustimmungsprotokoll (angenommene Fassung der Rechtstexte, Zeitpunkt, IP-Adresse, Browserkennung) als Nachweis der Zustimmung
- Nutzungsdaten (aufgerufene Funktionen, Klicks innerhalb der Plattform, Zeitpunkte und Dauer der Nutzung, je Benutzerkonto)
- Server-Logfiles (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserkennung)
- Support-Anfragen (Beschreibung, Kommentare, Bildschirmfotos und hochgeladene Bilder, technische Angaben zu Browser und aufgerufener Seite) sowie die Wahl, ob Antworten zusätzlich per E-Mail zugestellt werden
- Generierte Angebots- und Kundendaten (zur Erfüllung des Nutzungsvertrags; hierfür gilt ergänzend der Auftragsverarbeitungsvertrag)
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung von Rechnungen) sowie zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Berechtigte Interessen sind insbesondere die Sicherheit der Plattform, die Abwehr missbräuchlicher Nutzung sowie die Durchsetzung des lizenzierten Nutzungsumfangs. Sitzungsdaten (Anmeldung, Gerät, letzte Aktivität) werden ausschließlich zu diesem Zweck verarbeitet — insbesondere, um die Zahl gleichzeitiger Anmeldungen zu begrenzen und inaktive Sitzungen beenden zu können.
Nutzungsdaten (aufgerufene Funktionen, Klicks, Nutzungszeiten) verarbeitet der Anbieter auf Grundlage seines berechtigten Interesses an der Verbesserung der Plattform und an der Analyse von Fehlern. Die Auswertung erfolgt ausschließlich durch den Anbieter. Sie wird dem Nutzer nicht zur Verfügung gestellt und dient nicht der Verhaltens- oder Leistungskontrolle von Beschäftigten.
4. Empfänger und Weitergabe an Dritte
Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte findet nur statt, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist oder eine gesetzliche Pflicht besteht:
- Hosting: Hetzner Online GmbH, Deutschland (Auftragsverarbeiter, Serverstandort Deutschland)
- Zahlungsabwicklung: Stripe Payments Europe, Ltd., Irland. Bei der Buchung einer kostenpflichtigen Lizenz werden die zur Zahlung erforderlichen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Zahlungsart und Zahlungsvorgänge) an Stripe übermittelt. Zahlungsmittel wie Kartendaten oder Bankverbindungen werden ausschließlich bei Stripe gespeichert und sind für uns nicht einsehbar. Stripe verarbeitet diese Daten teilweise als eigenständig Verantwortlicher, insbesondere zur Erfüllung eigener aufsichts- und geldwäscherechtlicher Pflichten; es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Stripe.
Eine Weitergabe an Netzbetreiber oder andere Vertragspartner des Nutzers erfolgt nicht. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.
5. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Insbesondere gilt:
- Beendete Sitzungen werden zur Nachvollziehbarkeit gespeichert und spätestens mit dem Benutzerkonto gelöscht.
- Nutzungsdaten werden im Einzelnen (aufgerufene Funktionen, Klicks) nach 90 Tagen gelöscht; eine auf den Tag verdichtete Nutzungsbilanz je Benutzerkonto bleibt für die Dauer des Nutzungsverhältnisses gespeichert.
- Server-Logfiles werden für die Fehleranalyse und die Abwehr von Angriffen vorgehalten und fortlaufend überschrieben.
- Rechnungen und abrechnungsrelevante Unterlagen werden entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Fristen (regelmäßig zehn Jahre) aufbewahrt.
- Support-Anfragen einschließlich Bildern werden für die Dauer des Nutzungsverhältnisses gespeichert, damit der Verlauf nachvollziehbar bleibt.
- Versendete Angebote und Anschreiben werden für die Dauer des Nutzungsverhältnisses gespeichert, damit der Nutzer den Versand nachvollziehen kann. Dateianhänge werden aus technischen Gründen nach 14 Tagen aus der gespeicherten Kopie entfernt. Die Löschung nach Vertragsende richtet sich nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag.
- Sicherungskopien (Backups) werden verschlüsselt in einem Rechenzentrum in Deutschland gespeichert und nach gestaffelten Fristen gelöscht: tägliche Sicherungen nach 14 Tagen, wöchentliche nach 4 Wochen, monatliche nach 12 Monaten, jährliche nach 10 Jahren. Gelöschte Daten können in Sicherungskopien bis zu deren Ablauf enthalten sein.
6. Rechte der Betroffenen
Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.
7. Cookies und Tracking
Die Plattform verwendet ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies. Ein Tracking oder eine Weitergabe an Werbedienstleister findet nicht statt. Im Rahmen der Bezahlung können durch Stripe eigene technisch notwendige Cookies gesetzt werden.
8. Newsletter
Der Newsletter-Versand erfolgt nur nach ausdrücklicher Einwilligung (Opt-in). Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.